MAKALAH ANALISIS IKLIM ORGANISASI DI CV. PRANATA

9:53 AM |

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Banyak bermunculan perusahaan di era globalisasi ini membuat situasi persaingan pasar bisnis semakin ketat. Perusahaan-perusahaan yang ada berlomba-lomba untuk menarik pelanggan dan membuat strategi agar pelanggan loyal kepada perusahaannya dengan berbagai cara. Perusahaan juga terus berusaha untuk menjadi yang terdepan dan lebih berkualitas dibanding para pesaingnya. Dalam pemasaran produk, kualitas merupakan hal yang esensial. Kualitas produk atau jasa saja tidak cukup untuk menciptakan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan penyedia produk dan jasa tersebut, tetapi perusahaan harus memiliki nilai lebih lainnya. Jika beberapa perusahaan di pasar bisnis memiliki kualitas produk yang standar atau kurang lebih sama, dengan harga produk yang bersaing dan serupa, maka aspek yang dapat membedakan dan membuat unggul suatu perusahaan adalah pada kualitas pelayanan yang diberikannya kepada pelanggan.

Pelayanan kepada pelanggan adalah pelayanan yang mendukung produk inti suatu perusahaan (Zeithaml dan Bitner, 2006, hal. 5). Pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari produk dan jasa. Saat ini pelayanan yang berkualitas tidak lagi semata-mata hadiah untuk konsumen dari produsen atau perusahaan. Konsumen saat ini tidak lagi hanya membutuhkan produk yang berkualitas dengan harga yang terjangkau oleh mereka, tetapi mereka juga ingin diperlakukan dan dilayani dengan baik ketika mereka membeli produk suatu perusahaan.

Menurut Pare (dalam Peter dan Olson, 1999, hal. 2) bahwa saat ini sebagian perusahaan yang sangat sukses di dunia dapat meraih keberhasilannya dengan cara merancang organisasinya untuk melayani konsumen dan tetap dekat dengan mereka. Perusahaan tersebut berkomitmen untuk mengembangkan produk dan layanan berkualitas serta menjualnya pada tingkat harga yang memberikan kepuasan bagi konsumen. Komitmen perusahaan tersebut pada akhirnya bertujuan untuk mengutamakan kepuasan pelanggan. Harapan pelanggan yaitu mendapatkan pelayanan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya, ramah, cepat, dan memberikan kesan menyenangkan pelanggannya. Pelayanan dikatakan berkualitas jika pelayanan yang diterima dan dirasakan pelanggan melebihi apa yang diharapkan oleh pelanggan sehingga terwujud kepuasan pelanggan.

Iklim organisasi merupakan persepsi atau pemaknaan dan interpretasi terhadap pengalaman-pengalaman yang dirasakan karyawan tersebut selama bekerja di sebuah organisasi atau perusahaan yang berhubungan dengan lingkungan psikologis dan sosialnya. Individu di organisasinya memberikan pemaknaan dan penilaian tersebut berdasarkan atas apa yang ia rasakan mengenai suasana kerja dan dimensi-dimensi di dalam organisasinya yang berhubungan dengan kesejahteraan mereka. Davis dan Newstrom (1994, hal. 58) menjelaskan bahwa suasana organisasi yang dipersepsikan, yang disebut sebagai iklim organisasi, dapat menentukan sejauh mana individu merasa betah menjadi anggota suatu organisasi dan dapat mempengaruhi tinggi rendahnya produktivitas dan kualitas hasil kerjanya. Kualitas hasil kerja salah satunya yaitu kualitas pelayanan.

CV. PRANATA adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang Supplier IT Equipment. Menjual barang dan jasa. Barang-barang yang dijual adalah spare part komputer dan elektronik lainnya yang berkaitan dengan teknologi. Dalam hal ini CV. PRANATA bersifat sebagai perusahaan yang melayani konsumen serta client-client yang akan atau telah bekerja sama dengan baik. Sehingga peranan iklim organisasi sangatlah penting untuk perusahaan tersebut.

Kualitas pelayanan merupakan bentuk performansi yang identik dengan perilaku karyawan di perusahaan. Perilaku karyawan tersebut di perusahaan dapat dipengaruhi oleh iklim organisasi. Iklim organisasi yang positif terwujud ketika karyawan mempersepsi positif suasana, dimensi-dimensi, praktek, dan prosedur di tempat kerjanya. Hasilnya yaitu sikap dan perilaku karyawan yang timbul pun positif dan mendukung ke arah pemberian pelayanan yang berkualitas. Berdasarkan uraian teori dan fakta yang telah dijabarkan di atas, maka penulis tertarik untuk membuat makalah dengan judul “Analisis Iklim Organisasi di Lingkungan Kerja CV. PRANATA”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

Bagaimana analisis iklim organisasi di CV. PRANATA?

C. Tujuan

Adapun tujuan dari makalah ini yaitu:

1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Administrasi

2. Mengetahui analisis iklim organisasi di CV. PRANATA

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. Pengertian Iklim Organisasi

Iklim belakangan ini diidentifikasikan sebagai komponen sistem sosial (Muchinsky, 1993, hal. 363). Iklim merupakan sebuah situasi yang berhubungan dengan pemikiran, perasaan, dan perilaku anggotanya yang bersifat temporal dan subyektif (Smither, 1998, hal. 399). Gilmer (1975, hal. 409) menggambarkan iklim sebagai karakteristik yang membedakan suatu organisasi dengan organisasi lainnya.

Iklim organisasi didefinisikan oleh Bowditch dan Buono (1997, hal. 299) sebagai pengukuran yang luas atas harapan-harapan orang-orang tentang hal-hal yang disukai dalam organisasi yang sedang mereka temui. Iklim organisasi dapat berfungsi sebagai indikator terpenuhi atau tidaknya harapan-harapan karyawan tersebut di organisasi. French (1994, hal. 90) berpendapat bahwa iklim organisasi adalah sesuatu yang dapat diukur, merupakan kumpulan persepsi dari para anggota organisasinya tentang aspek-aspek di kehidupan kerjanya yang mempengaruhi motivasi dan perilaku mereka, khususnya kebudayaan di dalam organisasi, gaya kepemimpinan yang berlaku, tingkatan atau derajat struktur, dan praktek-praktek serta kebijakan-kebijakan personalia. Payne dan Pugh (dalam Steers, 1985, hal. 123) mendefinisikan iklim organisasi sebagai sikap, nilai, norma, dan perasaan yang dimiliki para karyawan sehubungan dengan organisasi atau perusahaan tempat mereka bekerja.

Ashkanasy et al (2000, hal. 22) mendefinisikan iklim organisasi sebagai persepsi individu yang berdasarkan pada pola-pola yang diterima dalam pengalaman-pengalaman dan perilaku-perilaku spesifik individu dalam suatu organisasi. Iklim organisasi juga merupakan konsep deskriptif yang berdasarkan pada persepsi lingkungan sosial anggota organisasi (Schneider dan Synder dalam Jewell dan Siegall, 1989, hal. 378). Steers (1985, hal. 120) mengatakan bahwa konsep iklim organisasi itu sendiri adalah sifat-sifat atau ciri-ciri yang dirasakan dalam lingkungan kerja dan timbul karena kegiatan organisasi tersebut dan dapat mempengaruhi perilaku orang-orang di dalamnya.

Menurut Schneider (1990, hal. 384), iklim organisasi merupakan persepsi karyawan terhadap praktek, prosedur, dan jenis-jenis perilaku yang diberikan penghargaan dan didukung dalam latar tertentu. Iklim organisasi dikatakan oleh Bowditch dan Buono (1997, hal. 299) sebagai lingkungan psikologis tempat orang-orang berinteraksi, lebih berfokus pada persepsi individual daripada pengalaman aktual anggota organisasi. Steers (1985, hal. 121) mengatakan bahwa iklim organisasi berhubungan dengan persepsi karena iklim ini merupakan iklim yang dilihat dan dirasakan oleh para anggota organisasi dan bukan iklim yang sebenarnya.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari uraian di atas yaitu yang dimaksud dengan iklim organisasi adalah persepsi individu terhadap praktek dan prosedur yang berasal dari pengalamannya berinteraksi di lingkungan organisasinya, dalam hubungannya dengan kesejahteraan mereka dan dapat mempengaruhi perilakunya di organisasi.

B. Pendekatan Iklim Organisasi

James dan Jones dalam Toulson dan Smith (1994:455) membagi iklim organisasi dalam tiga pendekatan, yaitu:

1. Multiple measurement – organizational approach

Pendekatan ini memandang bahwa iklim organisasi adalah serangkaian karakteristik deskriptif dari organisasi yang mempunyai tiga sifat, yaitu: relatif tetap selama periode tertentu, berbeda antara organisasi satu dengan organisasi lainnya, serta mempengaruhi perilaku orang yang berada dalam organisasi tersebut. Faktor-faktor utama yang mempengaruhi adalah ukuran, struktur, kompleksitas sistem, gaya kepemimpinan, dan arah tujuan organisasi.

2. Perseptual measurement – organizational attribute approach

Pendekatan ini juga memandang iklim organisasi sebagai atribut organisasi, tetapi pendekatan ini lebih menekankan penggunaan pengukuran persepsi daripada pengukuran secara obyektif seperti ukuran dan struktur organisasi.

3. Perseptual measurement – individual approach

Pendekatan ini memandang iklim sebagai serangkaian ringkasan atau persepsi global yang mencerminkan sebuah interaksi antara kejadian yang nyata dalam organisasi dan persepsi terhadap kejadian tersebut. Pendekatan ini menekankan pada atribut organisasi yang nyata ke sebuah ringkasan dari persepsi individu. Dengan pendekatan ini, variabel intervensi yang disebabkan oleh kejadian-kejadian baik yang dialami oleh individu maupun organisasi dapat mempengaruhi perilaku individu-individu tersebut. Oleh karena itu, iklim organisasi dapat berlaku sebagai variabel bebas maupun terikat.

C. Dimensi Iklim Organisasi

Toulson dan Smith (1994:457) menerangkan dalam jurnalnya bahwa konsep iklim organisasi pertama kali dikemukakan oleh Litwin dan Stringer pada tahun 1968. Iklim organisasi oleh Litwin dan Stringer, dijabarkan atau diukur melalui lima dimensi, yaitu:

Tanggung jawab
Standar atau harapan tentang pekerjaan
Ganjaran atau reward
Rasa persaudaraan
Semangat tim

Pengertian dari masing-masing dimensi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tanggung Jawab

Tanggung jawab yang tinggi akan mendorong karyawan menyelesaikan kerjanya secara optimal. Individu merasa bahwa masing-masing anggota organisasi diberikan tanggung jawab pribadi dalam menjalankan tugas mereka. Mereka merasa mampu membuat keputusan untuk memecahkan masalah yang berhubungan dengan pekerjaan tanpa meminta bantuan manajer terlebih dahulu. Keadaan ini membuat karyawan merasakan iklim organisasi yang positif.

2. Standar atau Harapan tentang Kualitas Pekerjaan

Standar performansi kerja yang tinggi dirasakan penting. Standar yang ada mendukung ke arah kerja yang menantang. Penekanan pada kerja yang bagus menunjukkan adanya iklim organisasi yang positif.

3. Ganjaran atau Reward

4. Rasa Persaudaraan

Rasa persaudaraan (warmth) adalah perasaan terhadap suasana kerja yang bersahabat dan lebih ditekankan pada kondisi keramahan atau persahabatan dalam kelompok yang informal, serta hubungan yang baik antar rekan kerja, penekanan pada pengaruh persahabatan dan kelompok sosial yang informal (Toulson & Smith, 1994:457).

5. Semangat Tim

Semangat kerja tim adalah hal-hal yang terkait dengan dukungan dan hubungan antar sesama rekan kerja yaitu perasaan saling menolong antara manajer dan karyawan, lebih ditekankan pada dukungan yang saling membutuhkan antara atasan dan bawahan (Toulson & Smith, 1994:457).

D. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Iklim Organisasi

Menurut Higgins (1994:477-478) ada empat prinsip faktor-faktor yang mempengaruhi iklim yaitu:

1. Manajer/pimpinan

Pada dasarnya setiap tindakan yang diambil oleh pimpinan atau manajer mempengaruhi iklim dalam beberapa hal, seperti aturan-aturan, kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur organisasi terutama masalah-masalah yang berhubungan dengan masalah personalia, distribusi imbalan, gaya komunikasi, cara-cara yang digunakan untuk memotivasi, teknik-teknik dan tindakan pendisiplinan, interaksi antara manajemen dan kelompok, interaksi antar kelompok, perhatian pada permasalahan yang dimiliki karyawan dari waktu ke waktu, serta kebutuhan akan kepuasan dan kesejahteraan karyawan.

2. Tingkah laku karyawan

Tingkah laku karyawan mempengaruhi iklim melalui kepribadian mereka, terutama kebutuhan mereka dan tindakan-tindakan yang mereka lakukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Komunikasi karyawan memainkan bagian penting dalam membentuk iklim. Cara seseorang berkomunikasi menentukan tingkat sukses atau gagalnya hubungan antar manusia.

Berdasarkan gaya normal seseorang dalam hidup atau mengatur sesuatu, dapat menambahnya menjadi iklim yang positif atau dapat juga menguranginya menjadi negatif.

3. Tingkah laku kelompok kerja

Terdapat kebutuhan tertentu pada kebanyakan orang dalam hal hubungan persahabatan, suatu kebutuhan yang seringkali dipuaskan oleh kelompok dalam organisasi. Kelompok-kelompok berkembang dalam organisasi dengan dua cara, yaitu secara formal, utamanya pada kelompok kerja; dan informal, sebagai kelompok persahabatan atau kesamaan minat.

4. Faktor eksternal organisasi

Sejumlah faktor eksternal organisasi mempengaruhi iklim pada organisasi tersebut. Keadaan ekonomi adalah faktor utama yang mempengaruhi iklim. Contohnya dalam perekonomian dengan inflasi yang tinggi, organisasi berada dalam tekanan untuk memberikan peningkatan keuntungan sekurang-kurangnya sama dengan tingkat inflasi. Seandainya pemerintah telah menetapkan aturan tentang pemberian upah dan harga yang dapat membatasi peningkatan keuntungan, karyawan mungkin menjadi tidak senang dan bisa keluar untuk mendapatkan pekerjaan pada perusahaan lain. Di lain pihak, ledakan ekonomi dapat mendorong penjualan dan memungkinkan setiap orang mendapatkan pekerjaan dan peningkatan keuntungan yang besar, sehingga hasilnya iklim menjadi lebih positif.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Rasa Tanggung Jawab

Sesuai dengan pengertiannya, rasa tanggung jawab yaitu perasaan menjadi pimpinan bagi diri sendiri, tidak selalu harus mengecek ulang semua keputusan yang diambil, ketika karyawan mendapat suatu pekerjaan, karyawan yang bersangkutan mengetahui bahwa itu adalah pekerjaannya. Maka seperti yang penulis lihat, bahwasanya rasa tanggung jawab yang dimiliki oelh karyawan CV. PRANATA sangatlah besar. Karena mereka telah mampu menyelesaikan pekerjaannya sendiri tanpa bantuan Direktur. Dari awal karyawan itu masuk, karyawan telah diberikan suatu pelatihan atau training oleh Direktur atau karyawan senior yang telah menguasai pekerjaan yang ada di perusahaan ini. Sehingga suatu hari ketika Direktur keluar kota, karyawan tersebut dapat menyelesaikan pekerjaannya sendiri. Sebagai contoh: mengerjakan servis komputer, laptop, printer, menangani komplain internet, dll.

B. Standar atau Harapan tentang Kualitas Pekerjaan

Setiap perusahaan pasti mengharapkan kualitan pekerjaan yang bagus. Begitu juga dengan CV. PRANATA. Perusahaan tersebut sangat mengharapkan kualitas pekerjaan yang bagus pula. Mulai dari system pekerjaan, karyawan sampai dengan hasil pekerjaan.

C. Ganjaran atau Reward

Adanya reward menunjukkan perasaan bahwa karyawan dihargai atas pekerjaannya yang baik, menekankan pada penghargaan yang positif dibanding pemberian hukuman, dan keadilan yang diterima karyawan atas kebijakan promosi dan gaji akan membuat karyawan merasakan iklim organisasi yang positif. Demikian juga karyawan CV. PRANATA. Mereka telah mendapatkan Ganjaran atau Reward atau sering disebut dengan gaji pada setiap bulannya. Selain itu mereka pun sering mendapatkan bonus ketika ada sebuah proyek atau lembur. Artinya mereka masih bekerja di luar jam kerja mereka. Sehingga sering kali Direktur memberikan uang lembur untuk karyawannya.

Karyawan perusahaan ini pun pernah, bahkan sering dipromosikan untuk menyelesaikan pekerjaan di luar kota. Contoh: Seorang teknisi, karyawan CV. PRANATA dipromosikan oleh Direktur untuk melakukan pekerjaan pemasangan jaringan di Tiom, Lanny Jaya.

Bukan hanya ganjaran atau reward yang positif saja. Tetapi karyawan CV. PRANATA tak jarang mendapatkan reward yang negatif apabila mereka tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik atau melakukan kesalahan dalam bekerja.

D. Rasa Persaudaraan

Menurut data dan informasi yang ada di CV. PRANATA, mayoritas karyawan perusahaan tersebut berasal dari Provinsi yang sama yaitu Yogyakarta. Masing-masing karyawan pun memiliki hubungan keluarga dengan pemilik perusahaan, sehingga dalam dimensi iklim organisasi poin ke empat ini penulis dapat menganalisis bahwa adanya suasana kerja yang bersahabat dan hubungan yang baik antar rekan kerja maupun dengan pimpinan. Para karyawan pun saling membantu rekan kerjanya apabila mengalami kesulitan dalam pekerjaan. Begitu juga dengan pimpinan. Beliau siap untuk membantu karyawannya apabila dalam menyelesaikan pekerjaan mengalami kesulitan.

Semua karyawan CV. PRANATA tinggal di rumah Direktur. Sehingga ketika di luar jam kerja, perusahaan ini menyebut dirinya sebagai keluarga. Bukan lagi pimpinan dan karyawan, tetapi dalam hal ini Direktur selalu menegaskan kepada karyawan bahwa semua yang tinggal di rumahnya sudah dianggap sebagai keluarga. Beliau juga mampu bersikap professional. Dimana ketika pada jam kerja pembicaraan atau komunikasi yang berjalan adalah masalah pekerjaan dan ketika berada di luar jam kerja maka topic pembicaraan pun berbeda. Bukan lagi masalah pekerjaan. Disitulah rasa persaudaraan antar rekan kerja maupun pimpinan.

E. Semangat Tim

Sesuai dengan pengertian semangat tim pada Landasan Teori di atas, yaitu hal-hal yang terkait dengan dukungan dan hubungan antar sesama rekan kerja yaitu perasaan saling menolong antara manajer dan karyawan, lebih ditekankan pada dukungan yang saling membutuhkan antara atasan dan bawahan (Toulson & Smith, 1994:457). Berbicara masalah semangat tim, maka sangat erat kaitannya dengan rasa persaudaraan. Semangat tim yang ada di CV. PRANATA adalah adanya perasaan saling tolong menolong. Sebagai contoh: Ketika salah satu Teknisi sedang keluar untuk mengatasi internet di berbagai rumah/kantor-kantor dan ia masih meninggalkan pekerjaan yang belum terselesaikan, maka karyawan yang lain bisa membantu menyelesaikan pekerjaan tersebut mengingat konsumen telah menentukan waktu kapan servisannya (komputer, laptop, printer, dll) akan diambil. Sehingga prinsip dari pada perusahaan ini pun selalu ditanamkan. Yaitu mengupayakan yang terbaik untuk konsumen.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Iklim organisasi adalah persepsi individu terhadap praktek dan prosedur yang berasal dari pengalamannya berinteraksi di lingkungan organisasinya, dalam hubungannya dengan kesejahteraan mereka dan dapat mempengaruhi perilakunya di organisasi.

Berdasarkan analisis di atas, maka dapat disimpulkan bahwa iklim organisasi memiliki sumbangan efektif terhadap kualitas pelayanan sebesar sedangkan sisanya dipengaruhi oleh faktor-faktor lain yang tidak diungkap dalam analisis ini.

B. Saran

1. Bagi Karyawan

Dilihat dari hasil kualitas, sebaiknya karyawan harus lebih konsisten dan disiplin lagi dalam menjalankan standar kualitas pelayanan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Untuk perbaikan iklim organisasi, sebaiknya untuk Direktur sebisa mungkin mewujudkan iklim oragnisasi yang positif atau menyenangkan karyawannya.

Bagi Perusahaan

Tim manajemen sebagai tim pelaksana perusahaan sebaiknya menciptakan praktek-praktek kerja dan situasi kerja yang kondusif dan menyenangkan karyawannya. Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mewujudkan iklim organisasi tersebut yaitu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk lebih maju, naik jabatan, dan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan di perusahaan. Perusahaan sebaiknya meninjau dan meningkatkan kesejahteraan karyawan. Pelaksanaan usaha-usaha tersebut akan membuat karyawan merasa bahwa perusahaan memperlakukan mereka dengan baik dan memenuhi kebutuhan mereka sehingga tercipta iklim organisasi yang positif. Untuk peningkatan kualitas pelayanan, tim manajemen dapat menyelenggarakan kompetisi pelayanan, yaitu karyawan yang memberikan pelayanan terbaik dan konsisten menjalankan Six Steps Service akan diberikan reward. Kompetisi tersebut dapat membuat karyawan termotivasi untuk terus-menerus memberikan pelayanan yang berkualitas tinggi kepada pelanggan dan pada akhirnya akan terbiasa untuk konsisten menjalankan standar kualitas pelayanan yang telah ditetapkan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Adya, B., & Atep. 2003. Dasar-dasar Pelayanan Prima. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Armistead, C. G., & Clark, G. 1996. Customer Service and Support: Layanan dan Dukungan kepada Pelanggan, Penerapan Strategi yang Efektif. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Ashkanasy, N.M., Wilderom, C.P.M., & Peterson, M.F. 2000. Handbook of Organizational Climate. California: Sage.

Bienstock, C.C., DeMoranville, C.W., & Smith, R.K. 2003. Organizations Citizenship Behavior and Service Quality. Journal of Services Marketing, 7(4), 357-378.

Bowditch, J. L., & Buono, A. F. 1997. A Primer on Organizational Behavior. Fourth Edition. New York: John Willey & Sons.

Brown, S. P., & Leigh, T. W. 1996. A New Look at Psychological Climate and Its Relationship to Job Involvement, Effort, and Performance. Journal of Applied Psychology, 81(4), 358-368.

Coulter, K. S., & Coulter, R. A. 2002. Determinants of Trust In A Service Provider: The Moderating Role of Length of Relationship. Journal of Services Marketing,16(1), 35-50.

Davis, K., & Newstrom. 1994. Perilaku Dalam Organisasi. Alih Bahasa: Agus Dharma. Jilid Satu. Jakarta: Erlangga.