TUGAS PAK RUDI

PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA KANTOR GAPENSI KABUPATEN JAYAWIJAYA

Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Pasal 2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971).

Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip.

Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

Kantor Gapensi Kabupaten Jayawijaya adalah salah satu instansi swasta mitra pemerintah  yang bertugas untuk menciptakan badan usaha yang berkualitas. Kecenderungan permintaan jasa konstruksi harus dimanfaatkan dengan baik.  Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, kantor Gapensi Wamena memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.

Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, namun di dalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini juga dialami oleh Kantor Gapensi Kabupaten Jayawijaya Wamena. Berdasarkan pra penelitian yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ke tempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip.

Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan di kantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.

Berdasarkan uraian-uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai pada Kantor Gapensi Kabupaten Jayawijaya”

Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:

1.      Adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai pada kantor Gapensi Kabupaten Jayawijaya?

2.      Seberapa besar pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di kantor Gapensi Kabupaten Jayawijaya?

D.    VARIABEL PENELITIAN

Variabel Y            :  Efisiensi Kerja

Indikator                :  Tepat, cepat, hemat, selamat.

Variabel X            :  Pengelolaan Kearsipan

Indikator                :  -    Tata cara menyimpan surat

-    Sistem filling

-         Penyusutan Arsip