KOMUNIKASI ADMINISTRASI

A.     Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan baik melalui media atau tidak yg menimbulkan feed back.

Unsur – Unsur Komunikasi:

Dapat dipercaya

Padat menyusun pesan dengan baik.

Dibuat Manusia

Lambang mempunyai nilai komunikasi hanya apabila sebelum proses komunikasi terjadi antara komunikator dan komunikan sudah tau artinya.

Lambang digunakan dengan maksud mengadakan suatu situasi dimana akan mempunyai kepentingan bersama

Audio (pendegaran)

Visual (penglihatan)

Audio visual

Respon yang diberikan komunikan kepada komunikator

B.   Pengertian Komunikasi Administrasi Komunikasi Administrasi:

Ciri – ciri khusus Komunikasi Administrasi

Ø      Informasi harus berasal dari dan di peruntukan bagi anggota organisasi sendiri

Ø      Informasi harus ada relevansinya dengan pelaksanaan tugas dan tujuan organisasi

Ø       Informasi harus mendukung pelaksanaan tugas dan tujuan organisasi

Komunikasi Administrasi adalah penyampaian pesan secara timbal balik diantara anggota untuk menumbuhkan saling pengertian dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara effektif dan effisien.

Louis A Allen Bk Komunikasi di dalam Manajemen

1.      Minta :

o       Informasi

o       Nasehat

o       Saran dan kritik

2.      Beritahu :

o       Penyampaian ide – ide

o       Laporan

3.      Dengar :

o       Menahan emosi untuk mendengar

4.      Mengerti

o       Pengetahuan yang mendalam tentang motivasi manusia

o       Mengerti arti di balik kata – kata dsb 

A.     Peranan, Jenis dan tujuan Komunikasi Administrasi

1.      Mengapa Komunikasi Administrasi perlu dikembangkan?

Alasan yang bersumber pada sifat kodrat manusia (mahluk Sosial)

Kebutuhan praktis suatu organisasi untuk mencapai tujuan

Alasan yang bersumber pada pertimbangan ekonomi

2.      Cara Mengembangkan Mekanisme Komunikasi Administrasi?

Pimpinan sebagai fihak yang memulai komunikasi

Pimpinan harus mampu menimbulkan kepercayaan pada bawahan meskipun ia  juga manusia

Pimpinan harus mengadakan pendekatan keluarga

B.     Komunikasi Administrasi mempunyai fungsi Interaktif

Fungsi yang menjaga pertukaran informasi, pendapat, sikap agar individu dapat mengadakan penyesuaian sikap agar individu dapat mengadakan penyesuaian antara bagian – bagian dalam organisasi dengan lingkungan organisasi.

1.      Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti

2.      Salura Komunikasi harus sependek mungkin

3.      Harus ada saluran Komunikasi formal dalam komunikasi

4.      Setiap komunikasi harus melalui saluran yang lengkap/ tingkat hirarki

5.      Sumber komunikasi harus dapat dipercaya

6.      Selama proses komunikasi terjadi saluran tidak boleh diganggu/ diselingi

7.      Sumber Komunikasi dalam organisasi harus jelas

A.     Jenis – jenis Komunikasi Administrasi

1.      Sifat Penyampaiannya :

Formal

Informal

2.      Prosedur /Arus Komunikasi

a.       Komunikasi Ke bawah

Petunjuk Organisasi (tujuan, kedudukan, tanggung jawab, batas wewenang, hubungan kerja) petunjuk kerja (Prosedur, metode, tata tertib).
Perintah, (inti, pelaksanaan) keterangan umum, teguran, pujian

Efektifitas Komunikasi Ke bawah

Penelitian mengenai keefektifan berbagai bentuk komunikasi kebawah menunjukan bahwa menggunakan saluran kombinasi cenderung memberikan hasil terbaik. Dalam suatu penelitian klasik, Dahle (1954) menemukan bahwa urutan saluran menurut tingkat keefektifanya (dari yang efektivitasnya paling tinggi hingga yang paling rendah) adalah sebagai berikut:

1. Kombinasi lisan dan tulisan

2. Lisan saja

3. Tulisan saja

4. Papan pengunguman

5. Selentingan

Dengan kata lain, untuk menyampaiakan informasi kepada para pegawai dengan tepat, kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik. Mengirimkan pesan yang sama melalui lebih dari satu saluran terasa berlebihan. Hal ini ternyata membantu, tidak hanya dalam menyampaikan pesan, tetapi juga dalam memastikan bahwa pesan tersebut akan di ingat. Misalnya, seorang eksekutif yang sibuk diberi memo untuk mengingatkanya mengenai rapat komite eksekutif yang sibuk diberi memo untuk mengingatkanya mengenai rapat komite eksekutif pukul 13.00 hari itu. Menjelang makan siang, jadawal yang yang penuh mengakibatka ia lupa pada rapat tersebut. Saat makan siang, ketua komite eksekutif berkata, “Jangan lupa rapat pukul satu siang, “Eksekutif itu menjawab, “Terima kasih mengingatkan saya, hampir saja saya lupa. Seringkali saya melupakan hal seperti ini”.  Yang perlu diperhatikan dalam pemberian perintah dalam komunikasi Ke bawah.

a.       Pertimbangkan apakah perintah tersebut betul – betul telah perlu diberikan

b.      Merumuskan perintah yang baik

c.       Penyampaian kepada personil yang bersangkutan

d.      Pengecekan /apa sudah di mengerti

e.       Pengecekan hasil pelakasana

f.        Menyusun perintah selanjutnya

b.      Komunikasi Keatas

Laporan, Keluhan, Pendapat, saran

Komunikasi keatas – proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasanya dalam organisasi. Jika pegawai tidak diberi tahu mengapa mereka harus melakukan hal tertentu dan hasil usaha mereka tidak diperlihatkan kepada mereka, mereka cenderung frustasi dan kecewa atas pekerjaan mereka.
Penelitian menunjukan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai lima fungsi penting :

1.      Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan

2.      Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja

3.      Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan

4.      Sebagai bonus; komunikasi keatas menyarankan penggunaan komunikasi kebawah yang lebih memuaskan pada masa depan.
Komunikasi keatas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Mungkin salah satu alasanya adalah karena suara yang di dengar atasan dari bawahannya tidak selalu menyenangkan atau menyanjung atasan.

Dalam kasus Ekstrem, seorang manajer pabrik pengecoran logam dilaporkan sangat tidak suka akan berita buruk sehingga insinyur lingkungannya takut meloparkan limbah pabrik yang mencemari sungai disekitarnya. Akhirnya, pabrik pengecoran tersebut dituntut pabrik lain dihulu sungai karena masalah pencemaran. Mungkin persoalan ini bisa dihindari seandainya manajer tadi lebih responsive terhadap gagasan dan perasaan bawahannya.

Komunikasi keatas lebih jarang terjadi jika ada hambatan psikologis antara atasan dan bawahan. Dalam menyimpulkan literatur berkenan dengan hal hal ini, Gemmill (1970) menyatakan tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi keatas:

1)      Jika bawahan percaya bahwa peyingkapan perasaan, opini, atau kesukaran akan mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembuyikan atau membelokkannya.

2)      Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya

3)      Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini, dan kesukaraan kepada bawahanya dan atasanya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahannya

Keuntungan Komunikasi keatas

ü      Pimpinan mengetahui apakah instruksi – instruksi sudah dipahami

ü      Pimpinan mengetahui apakah instruksi – instruksi sudah dijalankan atau tidak

ü      Pimpinan mengetahui sampai berapa jauh partisipasi kerja dapat diharapkan dari bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.

ü      Mengetahui pendapat bawahan menghindari peledakan emosi

ü      Mengetahui informasi yang berguna bagi persiapan praktis lebih lanjut

ü      Mencegah terjadinya Psychologis Gaps

c.       Komunikasi Horisontal

Komunikasi Horisontal yang efektif dalam organisasi yaitu pertukaran diantara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram organisasi.
Goldhaber (1990) meringkaskan literature mengenai empat fungsi komunikasi horizontal dalam suatu organisasi :

1.  Koordinasi tugas : Para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk mendiskusikan kontribusi tiap – tiap departemen terhadap tujuan system. Contoh lainya, koordinasi tim pengajar atau tim penulis di Universitas.

2.  Penyeliaan masalah : anggota sebuah departemen berkumpul mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran ; mereka dapat menerapkan tekhnik brainstorming

3.     Berbagi informasi : anggota satu departemen bertemu dengan anggota departemen lain untuk menginformasikan data baru.

4.    Penyelesaian konflik : Anggota sebuah departemen rapat untuk mendiskusikan konflik dalam atau antar departemen
Komunikasi horizontal yang tidak efektif dinyatakan sebagai suatu faktor penting penyebab kecelakaan pesawat ulang - alik Challenger pada bulan Januari 1986. Karena komunikasi horizontal dapat membantu : fungsi organisasi lebih efektif dan bahkan diperlukan untuk menghindari kecelakaan tragis, bagaimana cara kita melakukan komunikasi horizontal ini?

d.      Komunikasi Informal

           Saluran informasi informal dalam organisasi sering diberi cap “ desas – desus “ dan “selentingan” (grapevine). Istilah grapevine muncul pada masa perang saudara. Menurut Smith, “Pada masa itu, saluran telegram intelejen disambung-sambungkan secara longgar dari pohon ke pohon seperti rangkaian tanaman anggur , dan pesannya sering kacau ; jadi, setiap desas-desus dianggap berasal dari “grapevine”.

Rosnow (1988) mendefinisikan desas – desus sebagai “sebuah proposisi untuk dipercaya , tersebar tanpa pembuktian resmi. Peneliti berteori bahwa desas – desus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul dari lingkungan yang ambigu.

Dalam bab ini Penulis menyimpulkan bahwa Komunikasi Administrasi sangatlah penting dalam kehidupan berorganisasi masyarakat, bangsa dan Negara. Hal ini lebih menjurus pada pegawai – pegawai pemerintahan dan karyawan – karyawan swasta, sehingga dalam berkomunikasi antara atasan dan bawahanya dapat melancarkan suatu pekerjaan.

Dalam Komunikasi Administrasi terdapat beberapa jenis Komunikasi antara lain, Komunikasi kebawah, Komunikasi keatas, Komunikasi Horisontal, dan Komunikasi Informal, baik secara lisan maupun tulisan ataupun media elektronik untuk memberikan hasil yang terbaik.

Tujuan utama komunikasi administrasi lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas kinerja guna ,menunjang kelancaran proses koordinasi dan yang terpenting melalui komunikasi, informasi tersebut dapat lebih bermanfaat dan tersebar ke seluruh penjuru organisasi.